Mejorando la planeación de la cadena de suministro - Parte 2

 

¡Hola a todos!

En la parte 1 de este artículo mencioné que dentro de la implementación del proceso Sales & Operations Planning, es importante trabajar en los siguientes puntos para evitar un bajo desempeño:

  1. Crear consenso en el equipo de trabajo.

  2. Alineación financiera.

  3. Análisis de la información.

 

Consenso en el equipo de trabajo

 

En este proceso, crear consenso en el equipo de trabajo significa que todos los planes deben estar alineados (inventario, producción, logística, transporte y distribución, marketing, ventas, ingeniería, finanzas, recursos humanos) para poder cumplir los objetivos de la compañía. Significa también que todos estos planes deben estar alineados para que el suministro esté en balance con la demanda, lo cual es el fin último del proceso S&OP.

 

Durante la creación del consenso, se debe realizar una documentación adecuada del proceso actual en la que se revise:

  • Planeación actual:

    • Identificar los pasos principales y la gente involucrada en generar la demanda interna.

    • Establecer la cantidad de personas involucradas en el proceso.

    • Asignar responsabilidades claras y definidas para asegurar la calidad del proceso y los resultados.

    • Establecer la regularidad con la cual se lleva a cabo la planeación de la demanda, de las ventas y el suministro.

  • El ciclo de planeación:

    • Fechas claves en el proceso de planeación.

    • El horizonte de planeación.

  • Plan de suministro y demanda:

    • ¿Qué tan seguido se generan dichos planes?

    • ¿Quién los genera?

    • ¿Quién los revisa y quién proporciona los cambios y con qué frecuencia?

    • ¿Cuál es el horizonte de planeación del presupuesto establecido?

    • ¿Qué métodos se utilizan para generar el pronóstico (cualitativo y cuantitativo)?

    • ¿Se genera el pronóstico de manera agregada o de manera más detallada?

    • ¿Se generan pronósticos para ítems comprados (productos terminados), módulos, componentes o materias primas?

    • ¿Cuál es la brecha entre el desempeño real del proceso y el plan generado?

  • Datos y los sistemas:

    • ¿Quién administra los datos recibidos durante el proceso y como es su almacenamiento?

    • ¿Se actualizan los datos de manera periódica? ¿Se mantiene informado a todas las partes interesadas sobre la actualización de los datos?

 

Alineación financiera

 

Durante el proceso de planeación de ventas y operaciones se debe llevar a cabo una revisión de todos los planes funcionales para asegurar que los objetivos de cada función están alineados con los objetivos financieros de la organización. Se debe revisar concienzudamente:

  • Las diferentes fuentes que conforman el plan de demanda.

  • El plan de inventario.

  • El plan de producción.

  • El plan de recursos humanos, que plantea la necesidad de contratación de personas para dar cumplimiento a los planes de producción, logística, almacenamiento y distribución.

  • El presupuesto de capital, el cual viene dado por las evaluaciones de recursos y capacidad basadas en las proyecciones de crecimiento, en el incremento real de la demanda y en las acciones de competidores y socios de la cadena.

  • El plan de ingeniería e innovación de la organización.

  • Los estados de financieros de la organización.

  • Los indicadores de desempeño financiero: de liquidez (8), eficiencia (6), apalancamiento (3), rentabilidad (4) y valor de mercado (6).

La alineación de estos planes debe verse reflejada en el resultado de los indicadores de desempeño financiero en la forma de cumplimiento de los objetivos trazados y en el aseguramiento del balance de los recursos y la demanda.

 

Estos indicadores tienen valores típicos por tipo de industria y es importante que las organizaciones monitoreen constantemente las tendencias por industria para saber cómo se ven afectados los niveles de activos, pasivos y flujo de efectivo para determinar el nivel  de desempeño. Quiero señalar los siguientes indicadores, los cuales son de primer y segundo nivel que conforman el modelo de referencia SCOR y que pueden alinearse con los más de 25 indicadores de desempeño financiero:

 

Indicadores de Confiabilidad:

  • Perfect Order Fulfillment (Cumplimiento de la orden perfecta)

    • % of Orders Delivered In Full

    • Delivery Performance to Customer Commit Date

    • Documentation Accuracy

    • Perfect Condition

Indicadores de Capacidad de respuesta (Responsiveness)

  • Order Fulfillment Cycle Time

  • Source Cycle Time

  • Make Cycle Time

  • Deliver Cycle Time

  • Delivery Retail Cycle Time (para la industria del retail específicamente).

Indicadores de Agilidad (Agility)

  • Upside Supply Chain Flexibility

  • Upside Supply Chain Adaptability

  • Downside Supply Chain Adaptability

  • Overall Value at Risk (VAR)

Indicadores de Costos (Cost)

  • Total Cost to Serve

    • Planning Cost

    • Sourcing Cost

    • Material Landed Cost

    • Production Cost

    • Order Management Cost

    • Fulfillment Cost

    • Returns Cost

    • Cost of Goods Sold

Indicadores de Eficiencia en la Gestión de Activos (Asset Management Efficiency)

  • Cash-to-Cash Cycle Time

    • Days Sales Outstanding

    • Inventory Days of Supply

    • Days Payable Outstanding

  • Return on Supply Chain Fixed Assets

    • Supply Chain Revenue

    • Supply Chain Fixed Assets

  • Return on Working Capital

    • Accounts Payable (Payables Outstanding)

    • Accounts Receivable (Sales Outstanding)

    • Inventory

Las organizaciones tienen de acuerdo a su tipo de industria y cultura la necesidad de seguir estándares específicos, por tanto, lo que presento aquí es sólo una guía para que las compañías puedan decidir sobre los indicadores que necesitan incluir en su modelo de planeación.

 

 

Análisis de la información

 

El análisis de la información y su veracidad es clave e importante para poder tomar decisiones informadas. Podemos tener diferentes maneras de analizar la información. El análisis vertical compara un valor con respecto al valor más alto dentro de los estados financieros. El análisis horizontal compara los cambios en los valores de las variables evaluadas de un periodo a otro. El análisis de diferentes categorías segmentadas previamente ayuda a entender cuál es el impacto de ellas en los resultados financieros y cómo podemos planear prioridades y capacidad, así como planificar los cambios en el diseño de los productos y servicios y también como dirigir el proceso de innovación de la organización.

 

Por otra parte, cuando los procesos generan una gran cantidad de datos, es importante contar con mecanismos para poder darle el uso correcto a esa información. Procesos como el data mining, que estudia los datos obtenidos de los procesos para buscar relaciones previamente desconocidas para su posterior análisis a través de la simulación, y las tecnologías que habilitan este tipo de procesos como son los sistemas avanzados de planeación (APS- Advanced Planning Systems) son una parte esencial de los procesos actuales de planeación de ventas y operaciones. La arquitectura de los sistemas de información debe estar alineada con la arquitectura de la organización para asegurar que se define la estrategia de información, que se define el contenido de la información, que se desarrollan las políticas de manejo, control y análisis de la información, que se define la frecuencia del análisis, que se evalúa el diseño de la infraestructura de los sistemas de información y la factibilidad de uso de las tecnologías aplicables, que se define la configuración de los sistemas de software, bases de datos y redes, y que se desarrolla un plan de acción y programas alineados con los planes que conforman el proceso S&OP para la gestión y análisis de la información.

 

Un gran saludo!

 

Carlos Perozo, M.E., CPIM, CSCP, APICS Instructor.

 

 

 

 

 

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