Gestión de costos en la cadena de suministro
¡Hola a todos!
Hoy quiero hablarles sobre la gestión de costos en las organizaciones y como afectan el desempeño de la cadena de suministro. La información financiera que los líderes y mandos medios de una empresa reciben por parte de las áreas contable y financiera es vital para evaluar si los precios de los productos y servicios son adecuados, si los costos de producción o prestación del servicio son determinados de manera correcta, si existen desviaciones en el proceso de diseño que afectan directamente el costo de productos o servicios, cómo el plan de marketing, y la gestión de marca y de producto inciden en el crecimiento de la demanda, y cómo los procesos de planeación, pronóstico y presupuesto afectan la ejecución de operaciones.
Todo esto tiene que ver mucho con el grado de madurez de la organización y su cadena de suministro, mientras más maduro sea un negocio y su cadena, mayor integración de sus procesos internos habrá y también una mayor tendencia a la integración con entidades externas, una cultura más dinámica que persigue un único fin, que es el alto desempeño del negocio y su sostenibilidad en el tiempo.
A lo largo de mi trayectoria profesional he vivido excelentes experiencias en negocios donde la información financiera es compartida a tiempo y es relevante para la toma de decisiones, mientras que otras experiencias nada gratas muestran una cultura de "restricción excesiva a la información" donde sólo unos pocos dinosaurios profesionales tienen acceso a ella para mantener su ego, ocultar sus inseguridades, falta de conocimiento y la necesidad de sentirse indispensables, alimentando el crecimiento y fortalecimiento de silos organizacionales, negándole a la cultura de la empresa la oportunidad de evolucionar a un mejor estado en beneficio de todos tanto en el corto como en el largo plazo. La política, tan común y tan perjudicial en las organizaciones, juega un papel importante en la manera en cómo se maneja la información y como ésta también se transmite a los niveles inferiores.
Desde mi punto de vista, una gestión adecuada de costos tiene elementos importantes entre los que destaco:
Compromiso del líder de la organización para asegurar que la información que reciben los niveles inferiores es relevante y oportuna, que habrá espacios a oportunidades de mejora y que soporte correctamente las decisiones que se toman.
Una cultura de integración de procesos para asegurar que el consenso alcanzado entre los diferentes actores contribuya a la decisión más sabia, con menos riesgos, alineada a los objetivos y que no afecten la continuidad del negocio.
Una arquitectura organizacional que desarrolla políticas adecuadas y mantiene alineados los objetivos de procesos a los objetivos de la empresa.
Una infraestructura tecnológica que sirve a los objetivos y metas del negocio y no a los de una persona o grupo de personas. Esto es importante sobre todo cuando se ejecutan proyectos de implementación de software y hardware para la gestión de los procesos.
Un equilibrio adecuado entre la gestión externa de la información financiera a partes interesadas y el manejo de la información requerida por los procesos para la ejecución efectiva y eficiente de sus actividades.
Un proceso de educación financiera constante a todos los niveles, especialmente donde se toman decisiones.
Monitoreo y medición en tiempo real para reducir el tiempo de análisis y toma de decisiones.
Una política financiera que define responsabilidades claras de los procesos y cargos para la gestión adecuada de los recursos y el manejo de la información recibida.
Una base de lecciones aprendidas que contribuye a establecer un rumbo para el negocio y que puede ser intervenido sin burocracia para tomar decisiones acertadas alineadas a los objetivos de la empresa.
APICS publicó hace un par de días un reporte conjunto que elabora con el IMA (Institute of Management Accountants) "APICS & IMA Working Together to Enhance Supply Chain Management with Better Costing Practices" donde entre otros datos podemos evaluar las barreras que encuentran las organizaciones en Norteamérica para crear información financiera útil para la toma de decisiones y razones por las cuales ello ocurre. Esto tampoco es ajeno a nuestra cultura en Latinoamérica y estoy seguro que estas barreras también las encontramos en nuestra región. Les recomiendo la lectura del reporte para que puedan meditar sobre los problemas que tienen sus empresas con la gestión de costos en la cadena de suministro y pensar en soluciones que puedan implementar de inmediato.
Ver gráfica abajo.
Fuente: APICS & IMA Working Together to Enhance Supply Chain Management with Better Costing Practices Raef Lawson, Ph.D., CMA, CSCA, CPA, CFA Vice President-Research & Policy and Professor-in-Residence IMA® (Institute of Management Accountants)
Quiero argumentar un poco sobre las tres barreras más altas:
Falta de datos operacionales o información
El grado de madurez y la integración tecnológica de los procesos son un factor clave aquí. Si no existe una base de datos común, difícilmente podrá una organización obtener información de los procesos. Si no existe un mecanismo de medición tampoco se obtendrán los datos necesarios para tomar decisiones informadas sobre costos de productos, servicios y procesos. Lo que no se mide no se puede controlar y si no se controla, las decisiones serán equivocadas.
Tecnología y software inadecuado
La tecnología adecuada que permita seguimiento en tiempo real de los procesos es vital para tomar decisiones informadas. Un formato intuitivo, fácil de usar, que permita la elaboración de análisis predictivo, marcar y abordar cualquier problema antes y no después de que sucedan. Un hub donde los procesos de planeación, pronósticos y presupuesto convergen con la ocurrencia de costos en tiempo real.
Resistencia al cambio por parte del personal de contabilidad y finanzas
¿Por qué no tener un contador y un financiero para el control de los procesos de producción o prestación de servicios - sin relación de reporte directo con el líder financiero de una empresa?
¿Por qué sólo se tiene una visión de las funciones financieras y contables como de reporte externo de la organización y no para el control interno?
Muchas veces existe una desconexión entre los procesos productivos y los procesos contables y financieros. Esto es una visión del pasado. Hoy más que nunca debe haber integración entre estas partes para evitar el fracaso en la toma de decisiones.
En Sigmacol podemos ayudarle a resolver estos tres aspectos tan críticos a través de nuestro servicio de ingeniería de supply chain, implementando un marco de trabajo de clase mundial, comprobado por las empresas más grandes del mundo y suministrando e implementando soluciones tecnológicas del más alto nivel.
La plataforma ALTO de ICG (Innovation Centric Group) la cual comercializamos en Latinoamérica es una solución diseñada por especialistas en procura y cadenas de suministro para nuestros clientes basada en las mejores prácticas de Six Sigma, que utilizan la mejor tecnología y plataformas de distribución para adaptarse a las diversas necesidades de las organizaciones. Sus características y funcionalidad cierran la brecha generacional de los usuarios en las organizaciones actuales, lo que significa que a los usuarios más tradicionales les encantará el espacio de trabajo intuitivo y fácil de usar, todo en un solo lugar, los paneles dinámicos y configurables y las funciones de comunicación colaborativa que aprovechan las redes sociales, atraerán al usuario de la generación de los millenials. ALTO Platform en su formato (PaaS) es una poderosa herramienta de inteligencia de negocios que les permite a los usuarios realizar análisis predictivos, marcar y abordar cualquier problema antes de que ocurra. Entendiendo que la agilidad y la flexibilidad son clave en el entorno empresarial acelerado y cambiante de hoy en día, la solución, por ejemplo, permite a las compañías predefinir flujos de trabajo estándar basados en roles y responsabilidades, pero al mismo tiempo hacer cambios ad-hoc a nivel de transacción, cuando sea necesario.
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¡Un gran saludo!
Carlos Perozo, CPIM, CSCP
