Elementos generales para establecer una política de almacenamiento

El término política incluye todas las directrices explicitas e implícitas que designan todos los propósitos y fines de una organización y los medios apropiados usados en su cumplimiento. Las políticas se refieren al grupo de propósitos, principios y reglas de acción que guían una organización. Las reglas de acción se refieren a los procedimientos de operación estandar así como también a las leyes y regulaciones. Aunque las políticas son usualmente documentadas por escrito, existen políticas informales o no escritas. Las políticas informales son entendidas a medida que pasa el tiempo y se convierten en parte de la cultura de la organización.

Ventajas de una política

Expresan la filosofía de los líderes de la organización y su visión de cómo deben comportarse los empleados a todos los niveles para la toma de decisiones en los negocios.
Expresan los objetivos que la alta dirección trazan a la organización.
Proporciona un marco de trabajo para que la toma de decisiones sea consistente y motive la toma de acción. De hecho uno de los objetivos principales de una política es asegurar que los empleados actúen de manera consistente con las expectativas de los líderes ejecutivos y funcionales de la organización.
Define reglas y procedimientos que aplican a todos los empleados.

Desventajas de una política

Difícil de comunicar en grandes organizaciones.
Los empleados pueden verla como un reemplazo a la gestión efectiva.
Las políticas son guías que desarrollan los puntos de vista, ideas o creencias de la alta gerencia en ciertos tópicos, por lo tanto no están diseñadas para proporcionar respuestas específicas para cada decisión del negocio.
El desarrollo deficiente de políticas puede afectar la innovación y la flexibilidad.
Muchas veces se acompañan de procedimientos ineficientes, convirtiéndose en el peor enemigo de una organización.

¿Qué hace una política efectiva?

Son orientadas a la acción.
Relevantes.
Concisas.
No son ambiguas, en cambio son bien entendidas.
Apropiadas a su tiempo. Son revisadas continuamente para confirmar su claridad y asegurar su cumplimiento.
Guía la solución de problemas y comportamiento de los empleados.

Proporcionando guía y dirección

Las políticas de Almacenamiento / Inventario se desarrollan por la gerencia de esta función para proporcionar guía y soporte para la organización en sus diferentes niveles en el uso de los activos de inventario y almacenamiento del mismo. Esta política en línea general proporciona claridad en la posición de la gerencia sobre algún asunto en particular. La estructura de una política de almacenamiento puede ser de acuerdo a lo siguiente:

Nombre y código de la política.
Introducción.
Alcance de la política.
Responsables de la ejecución de la política.
Directrices. Aquí podemos detallar los siguientes puntos:
1. Curva de aprendizaje: Necesidades de personal, sus habilidades y capacidades, así como el entrenamiento requerido para incrementar la eficiencia.
2. Facilidades de almacenamiento:
  1. Ubicación óptima / localización del almacén.
  2. Definición del espacio físico y su aprovechamiento.
  3. Definición de la potencia requerida para cubrir las necesidades energéticas.
  4. Definición de las adecuaciones a implementar de acuerdo a estándares organizacionales y regulaciones locales (sistemas contra incendio entre otros).
  5. Definición / diseño / análisis / selección de sistemas de almacenamiento.
  6. Definir estrategias para la evaluación del riesgo en las operaciones.
  7. Definir estrategias para garantizar la seguridad física de los trabajadores y los activos.
3. Espacio:
  1. Layout.
  2. Definir entradas y salidas.
  3. Definir salidas de emergencia y puntos de encuentro.
  4. Definir el proceso de instalación para sistemas contra incendio.
  5. Definir zonas de evacuación.
  6. Definir áreas de ubicación de kits de primeros auxilios.
  7. Clasificación y protección de los productos.
  8. Identificación de productos.
  9. Definición del flujo de productos dentro del almacén para el inventario en sus diferentes fases.
  10. Definir los métodos de ubicación del inventario en sus diferentes categorías y y fases de terminación.
  11. Definir la estrategia de seguridad física del inventario.
  12. Ordenamiento seguro de productos.
  13. Definición de estrategias de recepción, almacenamiento, selección / retiro, picking, consolidación, empaque y despacho de productos.
4. Documentación operacional:
  1. Notas de recepción.
  2. Hojas de ruta.
  3. Registro del almacén.
  4. Registro del inventario.
  5. Tarjetas de identificación.
  6. Pick List.
  7. Packing List.
  8. Packing Slip.
  9. Procedimientos e instrucciones específicos de descargue, movimientos, asignaciones, picking, alistamiento, empaque y embarque.
5. Control y ejecución del inventario físico.
  1. Procedimiento específico de control y ejecución del inventario físico.
    1. Periodico.
    2. Cíclico.
  2. Ajustes del inventario e integración con finanzas para el uso de la provisión de inventario.
  3. Remoción del inventario.
6. Gestión de datos.
  1. Procedimientos para:
    1. A través del ERP.
    2. A trvés del WMS.
    3. A través de aplicaciones de análisis, simulación y optimización.
7. Inventario físico (materiales).
  1. Definir el nivel apropiado del inventario en todas sus fases (materia prima, componentes, terminado).
  2. Segregación del inventario.
  3. Definir requerimientos de almacenamiento especial.
  4. Definir estrategias para prevenir siniestros y mitigar el hurto.
8. Gestión del material en tránsito:
  1. Documentación.
  2. Requerimientos de asignación y movimiento.
9. Liberación y Despacho de materiales.
  1. Procedimientos e instrucciones.
  2. Despacho de materiales en buen estado para atender un pedido.
  3. Gestión de materiales en cuarentena.
  4. Gestión de materiales/productos retornados.
10. Reporte.
  1. Reportes de ajuste de inventario con frecuencia definida.
  2. Reportes de segregación de inventario con frecuencia definida.
  3. Reportes de estatus de inventario con frecuencia definida.
11. Inspecciones.
  1. Procedimiento para inspecciones internas y corporativas.
  2. Procedimiento para revisiones regulatorias y de otras partes interesadas.
12. Anexos.
  1. Formatos.
  2. Flujos de trabajo.
  3. Enlaces a recursos específicos.